[공감신문] 아닌 경우도 있겠지만, 대부분의 사무실 개인 자리에는 전화기가 비치돼있다.

그럼, 여기서 사회초년생 또는 취업준비생에게 질문 한 가지 하겠다. 요즘 누구나 가슴 속에 스마트폰 하나쯤은 품고 있을 것인데, 왜 굳이 자리마다 전화기를 두는 걸까?

짝짝짝, 아마 정답자가 속출할 듯 싶다. 그리 대단한 이유는 아니고, 그만큼 직장인들이 전화를 쓸 일이 많다는 얘기다.

웬만큼 규모가 있는 사무실은 대체로 전화벨 소리가 쉬지 않고 들려온다. 작게는 사내 다른 부서로부터 외부 업체 등에서도 계속 전화가 오기 때문이다.

사회초년생 여러분들은 아직 이 전화를 받을 일이 적을지 모르겠다. 전화를 받는, 그 업무라 하기도 뭐한 그런 일을 왜 여러분에게 시키지 않냐고? 여기서도 실수가 발생할 수 있기 때문이다.

‘전화 받는 데 무슨 실수가 있겠어’라며 가벼운 마음으로 수화기를 들기 전, 이번 포스트를 한번 읽어두기를 추천한다. 그냥 집 전화나 친구 전화를 받듯 전화를 받으려 한다면 진심으로 말리고 싶다.

■ 업무 전화를 주고받기 전

아주, 아주 기본적이라 팁이라 추천하기도 민망하지만 의외로 놓치는 이들이 많기에 짚고 넘어가겠다. 수화기를 들 때는 메모지와 펜을 항상 앞에 두자.

전화하면서 통화 내용을 녹취 할 것이 아닌 이상, 통화 내용을 전부 기억하기란 쉽지 않다. 친구와의 통화 내용은 놓치는 부분이 있어도 “까먹었다, 미안”하고 넘어갈 수 있지만, 업무상의 통화 내용은 결코 그럴 수가 없다.

반대로, 전화를 걸어야 하는 상황에서도 메모지와 펜을 활용하자. 전화를 걸어 어떤 담당자를 찾아야 하고, 어떤 내용을 전달하고 어떤 답변을 받아야 할지를 미리 머릿속에 그려두는 거다.

■ 실전! 업무 전화를 걸 때와 받을 때

전화 걸 때

자, 그동안 전화기를 사무실 인테리어 아이템으로 생각했다면, 이제 본격적으로 수화기를 들 때다. 우선은 수화기 너머로 들리는 자신의 목소리가 곧 팀, 부서, 나아가 회사를 대표하는 목소리가 될 수 있다는 점을 알아두길 바란다.

첫 번째는 역시 마찬가지로 기본 중의 기본이자, 직장 생활 매너를 넘어 일상생활에서도 적용될 수 있는 매너다. 자신의 이름과 소속을 먼저 밝힐 것! 안녕하세요? 공감신문 김공감 기자라고 합니다!

전화 걸 때는 용무가 있는 사람이 먼저 신원을 밝히는 것이 기본이다. 그 이후에는 상대방의 신원을 공손하게 묻는 것이 순서다. 다짜고짜 “거기 XX죠?”라고 말하는 것은 상당히 무례하게 느껴질 수 있다.

이밖에 또박또박 발음할 것, 정중할 것, 그리고 집중해서 통화할 것을 여러분께 당부한다. 말로는 쉽다고 느낄 수 있지만, 모두가 기자의 흑역사에서 우러나온 충고다. 부디 같은 실수하는 분들이 없길 바란다.

사회초년생 여러분보다 아주 조금이나마 사회생활을 길게 해본 기자는 여기에 ‘더블체크’를 팁으로 덧붙이고 싶다. 상대가 말한 내용을 다시 한 번 되짚으면서 확인하라는 말이다.

전화를 하면서 상대의 말을 잘못 이해할 때도 있다. 반대로 상대가 말을 해괴하게(!) 하는 경우도 있으므로, 꼭 확인해두기를 권한다. 

전화 받을 때

따르릉, 사무실에 쩌렁쩌렁하게 전화벨이 울린다. 그러나 전화를 받을 사람이 없다면? 여러분 차례가 왔다. 부리나케 메모지와 펜을 들고 수화기를 집어 들자.

기본적으로, 전화벨은 세 번이 울리기 전에 받는 것을 예의라고 한다. 꼭 세 번째까지 기다릴 필요는 없지만, 그 이상 넘어가면 예의에 어긋난다는 말이다. 한 번, 두 번 전화가 울려도 아무도 전화를 받지 않는다면 사회초년생인 여러분의 차례다.

자, 수화기를 집어 들고 나서 여러분이 할 말은? 여러 정답이 있겠지만 “여보세요?”는 오답이다. 비교적 자유로운 편이라면 모를까, 대부분의 회사에서는 전화를 받을 때 “여보세요?”라고 말하지 않는다!

회사에 ‘전화 받기 멘트’가 따로 고정적이라면 그 멘트를, 별도의 고정적인 멘트가 없다면 “감사합니다, 공감신문입니다” 등 정중한 말로 전화를 받으면 된다.

대체로 사무실로 걸려오는 전화는 대부분 사회초년생인 여러분이 아닌 담당자, 실무자를 찾는 전화일 것이다. 전화기를 어깨와 귀 사이에 받쳐두고, 일단은 받아 적자. “어디의 누구로부터 무슨 용무의 전화가 언제 걸려왔고 연락처는 무엇인가”를.

이걸 놓치면 직장 상사에게 호되게 혼나도 할 말 없다. 아마 이번 포스트에서 가장 중요한 내용일지도 모른다. 메모를 잘 해두자!

반대로 전화를 건 상대방에게도 잘 전달해주자. 누군가를 찾고 있다면 “잠시 기다려주시겠습니까? 전화 연결해드리겠습니다”라고 미리 알려준 후 전화를 넘겨주자. 만약 전화를 받아야 할 사람이 부재중일 경우에는 그렇다고 알려주면 되겠다.

■ 업무 전화 스킬을 높여주는 Tip

전화는 나중에 끊자

모든 용건이 끝난 뒤 전화를 끊을 때도 조금만 더 신경 쓰자. 본 포스트의 독자가 사회초년생이라는 가정 하에, 여러분은 직장에서도 가장 직급이 낮을 터다. 그렇다는 것은, 전화를 먼저 끊는 것보다 나중에 끊는 것이 더 정중하다는 얘기다.

“전화 왔었습니다” 통보

전화가 와 담당자와 통화를 희망했으나, 담당자가 부재중인 경우가 많다. 이런 경우에는 가능한 빨리 담당자에게 전달해두자. 상사로부터 “김공감씨, 나한테 전화 온 것 없었어요?”라는 말을 듣고 “아… 맞다!”라 대답해야 할 때의 그 아찔함이란… 전화가 왔을 때는 그 즉시 문자, 혹은 포스트잇으로 담당자에게 메모를 전달하자.

“오래 기다려주셔서 감사합니다”

3회를 넘어 오랫동안 울리는 전화를 받은 경우, 혹은 전화를 돌려주는 과정이 오래 걸린 경우에는 “기다려주셔서 감사합니다”, 또는 “늦게 받아 죄송합니다”라는 말을 곁들여주자. 사소한 예의가 상대방을 웃게 만든다.

전화 걸기 좋은 시간은?

조금씩 차이가 있겠지만, 대부분 회사는 근무시간이 9시부터 6시 사이다. 그렇다면 전화하기 가장 좋은 시간은? 출퇴근 직전과 직후, 점심시간을 뺀 나머지 시간들이다. 출근하자마자, 퇴근 직전에 업무 전화가 걸려오면 누구나 정신이 없기 마련이다. 유념해두자.

업무 외 별도의 전화는?

가끔 사무실로 업무 외적인 전화가 걸려올 때도 있다. 가령 퀵서비스 사용 권유 전화라던가, 혹은 잘못 걸려온 전화라던가… 이 경우도 상황마다 다르겠지만 일단은 내용을 메모하자. 단, 업무에 지장이 생길 정도로 오랫동안 전화를 붙잡고 있을 필욘 없다.

■ 매너는 직장 내 대인관계의 윤활유

앞서 소개한 것들을 읽으면서 덜컥 겁부터 날 수도 있겠다. 가뜩이나 부담스러운 전화 응대 업무가 더 두려워질 수도 있다. 또 누군가는 이런 세세한 부분까지 촉각을 곤두세우는 것이 피곤하다고 느낄 수도 있을 것이다.

하지만 슬프게도, 여러 회사에는 이런 예의범절을 중시하시는 분들이 있다. 기자도 안다. 이런 것들이 사소한 예절들이 조금 불편하고, 사회초년생 여러분들에게 ‘꼰대’ 같다고 느껴질 수 있다는 거, “굳이 이렇게까지 해야 하나”라는 생각도 든다는 거.

그러나 바꿔 말해보면, 이처럼 사소한 것만 지켜도 직장 상사들로부터 예의바르다고 인정받을 수 있다는 얘기다. 또한, 이런 예절들을 아직 지킨다는 것은 그것들이 지킬만한 가치가 있기 때문이라고도 말할 수 있겠다.

직장인들, 사회초년생들, 모두가 참 힘들다. 쉽지 않은 직장생활을 힘들게 만드는 원인 중에서도 ‘직장 내 대인관계’는 상당히 큰 부분을 차지한다.

공감포스팅 팀이 소개한 직장생활 매너들은 그 ‘대인관계’를 원활하게 만들어주는 윤활유 역할을 하게 될 수도 있다. 몇 번을 말해도 부족하지만, 공감신문은 늘 여러분의 행복하고 즐거운 직장생활을 응원하고, 격려한다. 직장인 여러분, 모두 힘내시길.