[공감신문] 회사 규모나 업무 방식에 따라 다르지만, 많은 직장인들은 하루 몇 통씩 업무와 관련된 메일을 주고받는다.

직장생활 경험이 얼마간 있는 베테랑들은 업무 메일을 보내는 것이 왜 중요한지 모를 만큼 능숙하다. 가끔은 아닌 경우도 있겠지만, 그들은 ‘알아서 척척’, 업무 메일 발송에 대한 부담감이 전혀 없다. 이른바 경험치란 이런 사소한 부분에서도 활용되기 마련이니까.

그런가하면 이제 막 사회생활을 시작하고 신입, 인턴, 수습 등의 딱지를 달고 있는 햇병아리들은 업무 관련 메일을 보내는 것이 어렵고 두려울 수 있겠다. 메일은 한 번 ‘보내기’ 버튼을 누르면 되돌리기 쉽지 않기 때문이다.

요즘은 과거와 달리 메일보다는 메신저 등으로 업무 지시를 주고받는 추세다. 혹은 아예 메일을 배제한 채 직접 대면해 업무 관련 대화를 나누기도 한다. 하지만 아직까지 사내메일을 통해 업무를 진행하는 기업들이 많다는 사실은 결코 부정할 수 없겠다.

공감포스팅 팀은 일전에 사회초년생들을 위한 명함 관련 예절들을 살펴본 바 있다. 해당 포스트에서는 명함을 ‘직장인의 얼굴’이라 표현했는데, 메일은 직장인의 인격을 나타내는 지표가 되기도 한다. 이번 공감포스트 주제는, 바로 ‘사회초년생들을 위한 업무 메일 에티켓’이 되겠다.

사회초년생들 중 자신의 회사에서 메일로 업무를 진행하지 않는다 해도 본 포스트를 정독하길 권한다. 살면서 업무상의 메일을 보낼 일이 절대 없으리라 장담할 순 없는 것 아닌가. 반대로 베테랑 직장인들도 스스로를 점검하는 마음으로 본 포스트를 일독해보시길 추천한다.

■ 메일 발송 지시를 받았다? 긴장부터 풀자

출근 이후 처음으로 메일 발송 업무를 전달받으면 괜시리 불안해진다. 혹시 내가 실수하지는 않을까 싶어 몇 번을 썼다 지웠다, 결국 한참 동안 시간을 끌기 마련이다.

더구나 사내에 보내는 메일이라면 몰라도 회사 외부로 발송하는 메일은 더 촉각이 곤두선다. 직장 상사나 동료에게 보낸 메일은 심하지만 않으면 자잘한 꾸지람으로 넘어갈 수 있지만, 외부로 보내는 메일은 거기서 그치지 않기 때문이다.

먼저, 두려워할 것 없다는 말을 전해주고 싶다. 쪼그라드는 것은 당연하지만, 그렇다고 그 간단한 메일 발송 업무를 한 시간, 두 시간 붙잡고 있을 필요는 없다.

어디에 어떤 내용을 보내야할지를 인지하고, 이를 간단하고 명료하면서도 예의바르게 알리면 되는 것이다.

그래도 통 한 글자 쓰기가 어렵다면 상사에게 물어보자. 마냥 “어떻게 써야 할까요?”라 묻기보다는 “이러이러한 내용의 메일을 작성해봤는데 발송전에 검토 부탁드린다”는 요지로 피드백을 받는 것이다.

또한 사내 자체 메일을 이용하는 경우에는 직원들 간 양식을 맞춰 발송하는 경우도 있는데, 물어보지 않으면 이를 놓칠 수도 있다. 어쨌든 간에 처음 하는 일은 뭐든 물어보는 것이 좋다.

■ 메일의 본문을 작성하자

자신이 써야 할 메일의 수신자가 누군지, 어떤 내용을 담아야 하는지를 이해했다면 메일의 형태를 미리 짐작해볼 수 있다. 하지만 수신자의 메일 주소만 알고, 그 다음이 걱정이라면? 제목과 본문 중 본문을 먼저 작성하는 것을 권장한다.

본문의 첫 문단은 당연히 인사말이다. 구구절절, 거창할 필욘 없다. 처음 메일을 받아볼 상대에게 간단한 인사말을 첨부하면 된다. “안녕하세요? 공감신문에 신입기자로 입사하게 된 김공감이라고 합니다. 앞으로 잘 부탁드립니다” 정도면 무난하다.

인사말 이후에는 본론으로 들어간다. 어떤 용무로 메일을 보내게 됐는지를 안내하면 된다. 단, 이 역시 장황하게 늘어놓기보다는 간단하고 읽기 쉽도록 요약하는 것이 중요하다.

■ 메일 제목은 나중에 붙이자

앞서 본문부터 작성하고 난 후 제목을 다는 것을 권장한다고 설명했다. 그 이유는 여러분이 아직 사회초년생이라는 점 때문이다.

아직까지는 지시받은 업무를 완전하게 이해할 수 없다. 이해가 안 되면 요약하기도 어렵기 마련이다. 본문을 작성하다보면 메일을 쓰기 전보다 조금이나마 업무에 대해 이해할 수 있기 마련이다. 조금이라도 더 이해가 된다면, 요약도 한결 쉬워질 것이다.

제목에 “안녕하세요”나, “공감신문입니다” 등 인사말, 또는 기업명만 넣는 것은 그리 추천하지 않는다. 어차피 인사말은 본문 첫 단락에 있을 테니까.

수신자의 메일함에 쌓인 메일들 중 어떤 업무와 관련된 메일인지를 찾기 쉽도록, 제목에 핵심적인 키워드를 넣는 것이 좋다.

예를 들면, 협조 요청 공문을 메일로 보낼 때도 “공감신문 신입사원 김공감입니다”라는 제목이 아닌, “공감신문 업무협조 요청 공문” 등으로 간단하게 나타내는 것이다. 어때요, 참 쉽죠?

■ 보내기 버튼을 누르기 전, 최종점검

어떤 글이건 마찬가지겠지만, 최종적으로 글을 마무리하기 전에는 반드시 한번 쯤 읽어봐야 한다. 메일도 그렇다. 급하게 작성하느라 오타가 나지는 않았는지, 불필요한 내용이 담겨있지는 않은지 등을 체크해두자. 특히 ‘제목없음’으로 메일이 발송되지 않도록, 꼭 제목을 확인하자.

업무에 대한 내용과 함께 회신이 필요한 경우에는 회신 요구 기한을 명시해두자. 관련된 업무가 늘어지지 않으려면 반드시 기입해둬야 한다!

또한, 업무 메일함에서 가장 많이 발견되는 실수는 다름 아닌 ‘첨부파일 누락’이다. 열과 성을 다해 메일을 작성해놓고, 첨부파일은 쏙 빼놓은 채 ‘보내기’ 버튼을 눌러버리는 것이다.

“죄송합니다, 첨부파일을 누락해 다시 송부해드립니다”라고 곧장 메일을 다시 보낼 수도 있겠지만, 첨부파일이 빠진 지도 몰랐다가 나중에 알게 되는 경우도 종종 발생한다.

보내기 버튼을 누르면 되돌리기 어렵다. 발송취소가 불가능한 경우도 많기 때문이다. 수신자, 제목, 첨부파일, 본문 등이 잘못되지 않았는지 꼼꼼히 점검하자.

■ 그밖의 깨알 팁들

참조인

종종 개인에게 직접 메일을 보내는 경우도 있지만, 업무와 관련돼 있으며 해당 업무 진행 내용을 파악해둬야 하는 동료를 ‘참조인’으로 포함해야 하는 경우도 있다. 누구를 참조인으로 넣어야 하는지도 잘 알아두자.

전달하기

자신이 받은 메일을 동료에게 그대로 전달해줘야 하는 경우도 있다. 굳이 긁어서 붙여넣기보다는 메일함의 ‘전달하기’ 기능을 사용하자. 다만 받은 메일만 그대로 넘겨주기보다는, 해당 메일이 어떤 내용인지 등을 간단히 설명해주는 것은 좋은 센스가 되겠다.

메일 하단에는 자신의 연락처를

어차피 메일로 답장을 받을 텐데 뭣하러 개인 연락처를 알려주는가 싶을 수도 있겠다. 상황에 따라 다르지만, 종종 메일보다는 메신저나 유선 통화가 빠를 수도 있다. 메일 하단에는 본문에 대한 문의사항이 있을 시 연락받을 수 있도록 본인의 연락처가 명시된 서명을 달아주자.

전화로 “메일 보내 드렸습니다”

메일 발송 이후 상대로부터 회신이 끊겼다면, 상대가 해당 업무를 깜빡했거나 메일 자체를 읽지 못했을 수도 있다. 유선 연락처를 알고 있다면 문자나 전화 등을 통해 메일 발송 사실을 알리자.

회신 요청 시한을 안내하자

받은 메일 중 “회신 부탁 드립니다”, 혹은 “확인 후 알려주시길 바랍니다” 등의 내용이 포함돼있을 경우가 있는데, 곧장 회신하기 어려울 때는 대략적으로라도 회신 가능 시한을 알려주자. 이를테면 “메일 잘 받았습니다. 내부 논의 후 오늘 오후까지 회신 드리겠습니다”하는 식으로.

■ 능숙해지더라도 실수는 나올 수 있다

앞서 여러분의 직장 상사들은 업무 메일을 주고받는 것이 능숙할 것이라 설명했다. 그러나 아무리 유능한 베테랑 직장인이더라도 실수는 나오기 마련이다.

여러분도 마찬가지다. 신입사원 티를 벗고 난 이후로도 메일 발송을 ‘간단한 업무’라며 소홀히 생각해서는 안 된다.

또한 에티켓이란 것이 대부분 그렇듯, 업무 메일을 보낼 때의 에티켓도 마찬가지로 “나라면 어떤 메일을 받고 싶을까?”를 고민하면 대부분 답이 나온다. 읽기 쉽고, 핵심 정보가 잘 정리돼있으며, 깔끔하고 예의바른 메일. 그것이 여러분이 작성해야 할 메일이다.

누군가는 업무 메일 발송을 너무 쉽게 생각해 세심하게 신경 쓰지 못할 수도 있다. 또 누군가는 그것이 부담스럽고 한 글자 쓰기도 어려울 수 있다.

하지만 이 모든 것은 결국 사람 대 사람의 소통이라는 것만 기억해두자. 이번 포스트가 사회초년생 여러분의 메일 발송 스킬을 조금이나마 발전시킬 수 있기를 바란다.